2. Kategorien von Betroffenen, Kategorien von Daten

Betroffene Personen der hier beschriebenen Datenverarbeitung sind Kontaktpersonen (Ansprechpartner; Funktionsträger, Repräsentanten, Vertretet) unserer gewerblichen Kommunikationspartner, Interessenten und Kunden.

Verarbeitete Daten sind betriebliche Kontakt- und Funktionsdaten der betroffenen Personen. Dies können sein: Name, Vorname, Anrede, akad. Grad, betriebliche Postanschrift, betriebliche Telefonnummer, betriebliche E-Mail-Adresse, ggf. Funktion/Aufgabe im Unternehmen

Im Laufe der Kommunikation und/oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und/oder von Vertragsverhältnissen mit unseren Interessenten und Kunden können weitere personenbezogene Daten entstehen und gespeichert werden, z.B. über stattgefundene Kommunikation, Bearbeitung von Anfragen und Tickets, erteilte Weisungen, Widersprüche gegen Werbung.

3. Herkunft der Daten

a) Daten der betroffenen Personen erhalten wir zum einen direkt von den betroffenen Personen selber (Direkterhebung), etwa wenn diese Kontaktformulare nutzen, Inhalte von unserer Website herunterladen, uns Visitenkarten überlassen, sich zu unseren Webinaren oder anderen Veranstaltungen anmelden, sich im Auftrag unserer Kommunikationspartner, Interessenten oder Kunden als deren Kontaktpersonen melden oder unsere Newsletter abonnieren.

b) Des Weiteren erhalten wir personenbezogene Daten von unseren gewerblichen Kommunikationspartnern, Interessenten und Kunden, die uns pb. Daten ihrer Kontaktpersonen für Kommunikationszwecke oder im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen übermitteln.

c) Wir erhalten personenbezogene Daten zu Kontaktpersonen von Dritten wie etwa Messeveranstaltern, wenn diese unsere Messeangebote besucht oder nachgefragt haben und in die Weitergabe Ihrer Daten an uns eingewilligt haben.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a.) Beantwortung von Anfragen, Bereitstellung angefragter Informationen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kontaktpersonen unserer gewerblichen Kommunikationspartner zur Beantwortung von bzw. der Bereitstellung angefragter Informationen über unsere Leistungen, der Bereitstellung von angefragtem Content oder der sonstigen Kommunikation über die üblichen Kommunikationswege (z.B. E-Mail, Post, Telefon), die uns mitgeteilt wurden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse darin, die gewünschten Informationen zur Verfügung zur Verfügung zu stellen und ggf. weitere Kommunikation dazu abzuwickeln.

b.) Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Vertragserfüllung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kontaktpersonen unserer gewerblichen Interessenten und Kunden zum Zweck der Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen, zur Angebotserstellung und Rechnungsstellung sowie zur Kontaktaufnahme und Information im Rahmen der Kundenbetreuung. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das berechtigte Interesse unserer Interessenten und Kunden besteht darin, die für die Anbahnungen und Durchführung von Vertragsbeziehungen erforderliche oder vom Interessenten/Kunden gewünschte direkte Kommunikation mit deren Kontaktpersonen zu gewährleisten.

c.) Direktwerbung per Post
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kontaktpersonen unserer Kommunikationspartner, Interessenten und Kunden zum Zweck der postalischen Direktwerbung für unsere Produkte und Leistungen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bewerbung unserer Produkte und Leistungen. Gegen diese Verarbeitung haben Sie ein jederzeitiges unbedingtes Widerspruchsrecht.

d.) E-Mail-Werbung gegenüber Kontaktpersonen von Kunden (Bestandskundeninformationen)
Wir verarbeiten E-Mail-Adressen von Kontaktpersonen unserer Kunden zum Zweck der Direktwerbung für unsere Produkte und Leistungen, die denen ähnlich sind, die der Kunde bereits von uns bezieht. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bewerbung unserer Produkte und Leistungen bei unseren Kunden bzw. deren Kontaktpersonen. Gegen diese Verarbeitung haben Sie ein jederzeitiges unbedingtes Widerspruchsrecht. Ein Link zum Widerspruch befindet sich am Ende einer jeden derartigen E-Mail.

e.) Verarbeitung aufgrund rechtlicher Verpflichtungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kontaktpersonen unserer Interessenten und Kunden aufgrund von handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen, wenn und soweit dafür personenbezogene Daten von Kontaktpersonen erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO.

f.) Verarbeitung zur Verteidigung gegen oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kontaktpersonen, wenn und soweit dies zur Verteidigung gegen oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO.

5. Datenempfänger

5.1 Interne Empfänger

Interne Empfänger Ihrer Daten sind Kundenberatung/Helpdesk, Vertragsmanagement, Vertrieb, Projektmanagement, wenn und soweit das im jeweiligen Kontext erforderlich ist.

5.2 Externe Empfänger

Hinweis: Im Sinne der DSGVO sind auch unsere Muttergesellschaft VRG GmbH und unsere Schwesterfirmen in der VRG-Gruppe externe Empfänger.

Wir übermitteln Daten an die Muttergesellschaft und die Schwesterfirmen, wenn und soweit dies für die Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen erforderlich ist. Im Einzelnen kann es zu folgenden Übermittlungen personenbezogener Daten kommen:

VRG GmbH: Übermittlung von Daten für interne Verwaltungszwecke innerhalb der VRG-Gruppe, u.a.: Erforderliche Daten für Buchhaltung/Rechnungswesen, zentrales Veranstaltungsmanagement, zentrales Controlling. Rechtsgrundlage für diese Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht an der kostengünstigen und effizienten Erledigung betrieblicher Aufgaben durch Zentralisierung geeigneter Funktionen/Prozesse.

VRG GmbH: Übermittlung von personenbezogenen Daten zur Verarbeitung im Auftrag: Werbung und Marketing für die einzelnen Firmen der VRG-Gruppe, Bereitstellung/Betrieb Groupware und Helpdesk-Plattform für die Firmen der VRG-Gruppe. Mit der VRG GmbH sind hierfür entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Schwesterfirmen: Für die Durchführung von vertraglichen Leistungen für Kunden setzen wir Schwesterfirmen als (Unter-)auftragsverarbeiter ein und übermitteln personenbezogene Daten, wenn und soweit es für die Unterauftragsverarbeitung erforderlich ist. Mit den Schwesterfirmen sind entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Für einige unserer Leistungen setzen wir gruppenexterne Auftragsverarbeiter und Postdienstleister ein. Mit Auftragsverarbeitern sind entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Wir übermitteln im Rahmen der gesetzlichen Pflichten Daten an Behörden oder Gerichte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Wir übermitteln, falls zur Verteidigung gegen oder zur Geltendmachung eigener Rechtsansprüche erforderlich, Daten an unsere Rechtsbeistände. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5.3 Übermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten ist nicht beabsichtigt.

6. Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald Sie für keinen legitimen Verarbeitungszweck mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflicht der Löschung entgegensteht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen können sich insbesondere aus § 147 AO (10 Jahre) und § 257 HGB (6 Jahre) ergeben.

7. Rechte der betroffenen Person

Sie haben als natürliche Person ein Recht auf Auskunft (gem. Art. 15 DSGVO) seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), und auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 Abs. 1 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Gegen Verarbeitungen auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO haben Sie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO). 
Sie haben das Recht, uns gegenüber erteilte Einwilligungen jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die bis zu Ihrem Widerruf erfolge Datenverarbeitung ist von einem Widerruf nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). 

Möchten Sie von diesen Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte formlos an uns (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1).

Widerspruch gegen Direktwerbung

Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung haben Sie ein jederzeitiges bedingungsloses Widerspruchsrecht. Widersprechen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für Werbezwecke, werden wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verwenden. Widersprüche gg. die Verarbeitung zu Werbezwecken können Sie per E-Mail formlos an sign-management@vrg.de oder per Post an unsere o.g Adresse senden. Des Weiteren enthalten alle unsere Werbe-E-Mails einen Widerspruchs-/Abmeldungs-Link.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (Art. 77 DSGVO)

8. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten von Kontaktpersonen von gewerblichen Kommunikationspartnern, Interessenten und Kunden besteht nicht. 

Eine Nichtbereitstellung von Daten von Kontaktpersonen kann allerdings dazu führen, dass Anfragen nicht beantwortet werden können, Content nicht zur Verfügung gestellt werden kann oder Vertragsverhältnisse nicht zu Stande kommen oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden können.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. Profiling.

10. Stand der Erklärung

Juli 2021.