5, 7, 16, 19 sind nicht die Gewinnzahlen der nächsten Lottoziehung, auch wenn sie Geld in die Kasse bringen sollen, sondern die alten und neuen Mehrwertsteuersätze. Die von der Bundesregierung im Rahmen der Corona-Maßnahmen beschlossene Mehrwertsteuersenkung beschert dabei fast allen Unternehmen zuerst einmal eines: zusätzliche Arbeit.

Denn die neue Mehrwertsteuer wirkt sich auf fast alle Lebens- und Unternehmensbereiche aus – auch auf die Reisekosten. Seit 1. Juli 2020 gelten dann 16% statt 19% bzw. 5% statt 7% beim reduzierten/ermäßigten Satz. Aber wissen Sie genau was wofür, ab wann und wie lange?

Reisekosten – mehr als eine Summe

Bei der Reisekostenabrechnung wird es auch deshalb kompliziert, weil erstens nicht alle Bestandteile dem gleichen Mehrwertsteuersatz unterliegen, und zweitens teilweise zusätzlich unterschiedliche Zeiträume gelten. Wenn Sie Vorsteuer ziehen oder eben Reisekosten abrechnen, kann es dann schon kompliziert werden.

Grundsätzlich haben Sie es bei Reisekosten mit Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und den sogenannten Reisenebenkosten zu tun.

Von Bahn bis Brezn: Überall anders

Gehen wir Ihre Reise doch einmal durch:

Sie reisen mit der Bahn von Hamburg zu einem Kundentermin nach München. Wegen des von der Bundesregierung beschlossenen Klimapakets galten für die Fahrt im Fernverkehr (mehr als 50 Kilometer) schon seit Anfang 2020 nicht mehr 19%, sondern nur noch 7%. Für Ihre Fahrt im Juli 2020 sind es, genau, jetzt aber nur 5%.

Beim Geschäftsessen lassen Sie sich das servierte Essen, die bayerischen Spezialitäten, schmecken (5 statt 7%), die zünftige Maß als Getränk schlägt dagegen mit 19% statt mit 7% zu Buche. Beides übrigens auch seit dem 01.7.2020, bei Speisen gilt die Änderung aber sogar bis zum 31.07.2021, als Teil des Corona-Sonderpakets für die Gastronomie.

Gut ausgeschlafen (Übernachtungskosten: 5% Mehrwertsteuer), fliegen Sie zurück (natürlich fahren Sie sonst umweltbewusst lieber mit der Bahn, aber das ist terminlich nicht möglich): Ihr Flug geht erst von München nach Frankfurt (ermäßigte 16%) und dann weiter nach London (mehrwertsteuerfrei) – und was Sie dort nach dem Brexit an Regelungen für Ihre Dienstreise erwartet, steht noch auf einem anderen Blatt … (oder in diesem Blogbeitrag)

Mehr-Wert-Alternative gesucht?

Sie sehen, selbst wenn Ihre Dienstreise nur ein oder zwei Kostengruppen umfasst, haben Sie es meistens schon mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen zu tun. Selbst bei bisher unproblematischen Bewirtungsbelegen muss nun einfach mehr gerechnet werden. Ob Personalabteilung oder Buchhaltung, wer auch immer Ihre Belege verarbeitet und Reisekosten abrechnet, muss sehr genau hinsehen, um jeden Posten korrekt zu erfassen.

Dieser Aufwand entfällt, wenn Sie die Reisekostenabrechnung auslagern: Sie laden z.B. alle Belege einfach in einer App oder einem Portal hoch – die Abrechnung übernehmen dann ganz komfortabel die Spezialisten. Und ganz gleich, wie hoch die dann korrekt erfasste Mehrwertsteuer auch sein mag, diese Lösung wird Sie 100-prozentig ein gutes Stück entlasten.


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